Exact Globe+

Aanmaken van registers voor inkomende facturen (IFR)

Menupad

Systeem ➔ Financieel ➔ Inkomend factuurregister ➔ Registers

Introductie

Hier kunt u de registers voor de inkomende facturen aanmaken. Het register is een door de gebruiker zelf in te richten classificatie waarbij de vervolgstappen betrekking hebben op inkomende facturen. Hierbij kan gedacht worden aan classificaties per crediteur of op bedrag.

Het register zorgt voor een versnelde invoer van de te volgen fiatteerslagen. Wanneer u een inkomende factuurboeking gaat invoeren kunt u een register koppelen aan de boeking. De gekozen instellingen behorend bij een register zijn dan van kracht op de factuurboeking. Door het gebruik van verschillende registers kunt u onderscheid maken tussen verschillende soorten facturen.

Uitleg van de velden

Register code

In het veld naast 'Register code' vult u een door u gewenste code voor dit register in, in het voorbeeld is dit Register 1.
Het is aan te raden om de registercode duidelijk en kort te houden omdat u deze code handmatig kunt invoeren tijdens het inboeken van inkomende facturen.

Omschrijving

Bij 'Omschrijving' vult u een door u gewenste omschrijving in. Het is aan te raden om een duidelijke omschrijving in te voeren zodat het tijdens het invoeren van een binnengekomen factuur eenvoudiger wordt om het juiste register te selecteren.

Autorisatie methode

Hier kiest u kiest u de fiatteringswijze die gekoppeld gaat worden aan dit register. Kiest u voor 'Gelijktijdig fiatteren' dan is de volgorde van fiatteurs niet van belang. Alle geselecteerde fiatteurs kunnen onafhankelijk van elkaar hun fiat geven. Kiest u echter voor 'Opeenvolgend fiatteren' zal de factuur eerst dienen te worden goedgekeurd door de fiatteur die bovenaan het lijstje 'Geselecteerd' staat alvorens de tweede fiatteur zijn of haar fiat kan geven.
Alvorens het mogelijk is om fiatteurs aan een register toe te voegen, is het noodzakelijk dat er binnen Exact Globe Next medewerkers aanwezig zijn die het recht hebben facturen te fiatteren. Hiervoor is een speciale rol 'Fakreg' aangemaakt. Deze rol dient aan een of meerdere medewerkers binnen uw administratie gekoppeld te worden. Dit kan onder meer via menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Medewerkers, Rollen] of [Salaris, Personeel, Onderhouden].

Actief

Deze optie is alleen aanwezig wanneer SE5482 - Incoming Invoice Register for Synergy Enterprise in uw licentie aanwezig is. Met deze optie kunt u aangeven of het register actief is. Wanneer deze optie is aangevinkt is het register actief en kunt u dit register selecteren bij het registeren van inkomende facturen. Wanneer u deze optie uitvinkt is het register niet actief en kan het niet worden geselecteerd bij het registreren van de inkomende facturen.

Opmerking: Wanneer u een bestaand register inactief maakt terwijl er nog te fiatteren inkomende facturen aanwezig voor dit register, zijn wordt het fiatteerverzoek nog steeds naar de fiatteur(s) gestuurd op basis van het betreffende register.

Sectie Beschikbare / Geselecteerd

Alvorens het mogelijk is om fiatteurs aan een register toe te voegen, is het noodzakelijk dat er binnen Exact Globe Next medewerkers aanwezig zijn die het recht hebben facturen te fiatteren. Hiervoor is een speciale rol 'Fakreg' aangemaakt. Deze rol dient aan een of meerdere medewerkers binnen uw administratie gekoppeld te worden. Dit kan onder meer via menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Medewerkers, Rollen] of [Salaris, Personeel, Onderhouden].

In de sectie 'Beschikbare' worden de medewerker getoond waaraan de rol 'Fakreg' is gekoppeld. Deze medewerkers kunt u selecteren als fiatteur voor de facturen die voor dit register worden ingevoerd. De sectie 'Geselecteerd' toont de medewerkers die zijn geselecteerd als fiatteur voor dit register. Met verplaatst u de gemarkeerde medewerker van de sectie 'Beschikbare' naar de sectie 'Geselecteerd', terwijl u met alle medewerker van de 'Beschikbare' naar de sectie 'Geselecteerd' verplaatst. Dit betekent dat deze medewerkers fiatteur zijn voor dit register.

Met verplaatst u de gemarkeerde medewerker van de sectie 'Geselecteerd' naar de sectie 'Beschikbare', terwijl u met alle medewerker van de 'Geselecteerd' naar de sectie 'Beschikbare' verplaatst. Dit betekent dat de medewerkers niet langer meer fiatteur zijn voor dit register.

en

Dit heeft betrekking op de medewerkers in de sectie 'Geselecteerd' Deze optie is alleen actief wanneer er meerdere medewerkers in de sectie 'Geselecteerd' aanwezig zijn. U kunt hiermee de volgorde waarin gefiatteerd dient te worden aangeven. U markeert een medewerker in de sectie 'Geselecteerd' en klikt vervolgen sop de pijtjes om deze omhoog of omlaag te verplaatsen.

In beide secties worden de gebruikersnaam en de volledige naam van de medewerker getoond. Daarnaast beschikt u in de sectie 'Geselecteerd' nog over de extra kolommen 'Gebruik bedrag', 'Min. bedrag' en 'Max. bedrag' waarin u kunt zien of er voor de betreffende medewerker een traject van bedragen is opgeven waarvoor de medewerker facturen mag fiatteren. U kunt dit instellen middels de knop 'Traject'.

Knoppen

Traject

Deze knop is alleen beschikbaar wanneer:

• Uw licentie SE5311- Inkomend factuurregister bevat en de ELIS oplossing Exact Incoming Invoice register voor de betreffende administratie is geïnstalleerd, of
• Uw licentie SE5311- Inkomend factuurregister en SE5482 - Inkomend Factuurregister voor Synergy Enterprise bevat.

Deze knop is alleen actief wanneer u in de sectie 'Geselecteerd' een medewerker heeft geselecteerd. Met de knop kunt u voor die medewerker minimum en maximum bedrag opgeven waardoor de betreffende fiatteur in Exact Synergy Enterprise alleen fiatteringsverzoeken krijgt voor de facturen waarvan het bedrag binnen het opgegeven traject valt.  

Medewerker

Hier worden de gegevens getoond van de medewerker waarvoor u het traject van bedragen opgeeft. Dit betreft de medewerker die u heeft geselecteerd wanneer u op de knop 'Traject' klikt. U kunt dit veld niet wijzigen.

Gebruik bedrag

Standaard kunnen alle gebruikers die als fiatteur geselecteerd zijn de facturen voor het register fiatteren ongeacht het bedrag van de factuur. Door deze optie aan te vinken kunt u per fiatteur een traject van bedragen opgeven. Wanneer u deze optie uitvinkt mag de medewerker de factuur fiatteren ongeacht het bedrag van die factuur.

Sectie Excl. BTW (EUR)

In deze sectie kunt u het traject van bedragen opgeven. Deze bedragen hebben betrekking op het factuur bedrag exclusief btw. Bij 'Min. bedrag' geeft u het minimale bedrag op en bij 'Max. bedrag' het maximale bedrag. De medewerker mag alleen facturen fiatteren waarbij het bedrag van de factuur binnen het hier opgegeven traject valt. De waarde die u bij 'Max. bedrag' opgeeft dient hoger te zijn dan de waarde die u bij 'Min. bedrag' opgeeft.

Bewaren

Met deze knop kunt u het register opslaan.

Nieuw

Met deze knop slaat u het register op en kunt meteen een nieuw register aanmaken.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm. 

Gerelateerde onderwerpen

• Medewerkers aanmaken en onderhouden
• Startpagina Inkomend Factuurregister